Clarisse - Le logiciel qui simplifie la mise en conformité RGPD
Clarisse est un logiciel spécialisé dans la protection et l'organisation des données sensibles. Naturellement Clarisse
intègre toutes les fonctionnalités nécessaires à l'application du règlement général sur la protection des données. Les utilisateurs peuvent
déposer très rapidement et simplement des documents contenant des données à caractère personnel. Les DPO, quant à eux, disposent d'outils
avancés leur permettant de paramétrer des différentes règles et d'en assurer le suivi. Le logiciel Clarisse est prévu pour stocker toutes
les données non structurées de votre organisation professionnel (E-Mails, courriers papier, documents Word, Excel, PowerPoint, fichiers
multimédias, etc.).
Ci-après vous pourrez découvrir les différentes fonctionnalités RGPD du logiciel Clarisse :
Activation du RGPD
L'interface dédiée au DPO (Data Protection Officer ou Délégué à la Protection des Données en français) permet d'activer l'ensemble des fonctionnalités RGPD du logiciel Clarisse. Une fois le module RGPD activé le DPO peut paramétrer la liste des finalités ainsi que toutes les métadonnées qui pourraient lui être utiles dans le cadre de sa mission. Le DPO peut également paramétrer la règle d'anonymisation des utilisateurs du logiciel Clarisse. Lorsque le module RGPD est actif les utilisateurs peuvent déposer dans le système des documents contenant des données à caractère personnel.
Règles de conservation
Pour chaque catégorie de document le DPO pourra activer et paramétrer les différentes règles de conservation et créer des métadonnées qui lui seront utiles dans l'exercice de son activité. Les règles de conservation seront appliquées en fonction d'une date qui peut être la date de dépôt d'un document ou bien de la date saisie dans un champ de "métadonnées" ou encore la date saisie dans un champs "caractéristique" de Classeur. Ainsi, par exemple, le DPO pourra paramétrer la suppression des contrats de travail des salariés cinq ans après leur date de sortie. Trois types de paramètres sont disponibles : "conserver", "archiver" et "supprimer". Dans cet autre exemple le DPO pourra paramétrer la conservation d'une facture fournisseur pour dix ans et sa suppression automatique passé ce délai.
Registre des documents RGPD
Au travers de cette interface le DPO peut consulter la liste des documents qui contiennent des données à caractère personnel. Cette liste peut être extraite au format Excel afin d'être remise à la CNIL en cas de contrôle. Pour chaque document le système indique la liste des utilisateurs qui ont accès au document, la finalité du document ainsi que la règle de conservation qui lui est appliquée. En cas de suppression planifiée le système informera le DPO de la date de suppression du document. De même le DPO pour consulter la liste des utilisateurs qui ont eu accès au document depuis qu'il a été déposé dans Clarisse.
Droit à l'oubli
Le logiciel Clarisse permet d'enregistrer les demandes de droit à l'oubli. Ainsi le DPO pourra consigner dans le logiciel les demandes formulées par les collaborateurs, fournisseurs, clients ou prospects et rechercher au travers du système tous les documents concernés par la demande. Clarisse permet d'extraire les documents afin de les remettre, si nécessaire, à la personne qui en a formulé la demande. Il sera également possible de forcer une suppression des documents concernée. Le logiciel Clarisse peut éditer une attestation de suppression que le DPO pourra conserver dans le système et remettre à la CNIL en cas de contrôle ou contestation.
Traitements passés et à venir
Le logiciel Clarisse est en mesure d'afficher les dates de suppression programmées pour chacun des documents présents dans le système. Ainsi le DPO peut contrôler les actions à venir sur les documents. Il est également possible depuis cette interface de consulter la liste des documents qui ont été supprimés du système. Le logiciel Clarisse conserve la traçabilité des actions sur les documents.
Tableaux de bord RGPD
Des indicateurs présentent la répartition des documents qui contiennent des informations à caractère personnel. Cette répartition se fait en fonction de la catégorie des documents, de l'activité à laquelle ils sont rattachés et des finalités de traitement. Clarisse peut également présenter la progression (ou évolution) sur 12 mois du nombre de documents RGPD enregistrés dans le système. Cette progression est également fonction de la catégorie des documents, de l'activité et des finalités de traitement. Clarisse propose ces indicateurs afin de répondre aux exigences de la CNIL en termes de suivi.
Attestation de démarche de mise en conformité du RGPD
Le logiciel Clarisse est en mesure, sous certaines conditions, d'éditer une attestation de démarche de mise en conformité du RGPD sur les données non structurées. Si la fonctionnalité RGPD est activée, si au moins un DPO est déclaré dans le système, si le chiffrement des documents est resté actif afin d'assurer leur sécurité, s'il y a au moins cinq règles de conservation paramétrées dans le système et si le logiciel contient plus de cinquante documents identifiés RGPD alors Clarisse sera en mesure de générer cette attestation. Cette dernière a pour but d'informer la CNIL, en cas de contrôle, que votre organisation professionnelle est dans une démarche de mise en conformité des données non structurées.
